مدیریت و برنامهریزی مراسم
از نخستین جلسه تا لحظهای که آخرین مهمان خداحافظی میکند، یک تیم مسئول همهچیز است.
یک مدیر، یک نقشه، یک شب بینقص.
بیشتر مراسمها بهخاطر کمبود بودجه ناقص نمیمانند؛ بهخاطر نبودِ یک نقشهٔ دقیق و کسی که مسئول اجرای آن باشد ناقص میمانند. کار ما پیش از هر گل و هر چراغ، ساختن همان نقشه است.
برای هر مراسم یک مدیر پروژهٔ مشخص تعیین میشود که تنها نقطهٔ تماس شماست: یک شماره، یک تصمیمگیرنده، یک نفر که پاسخگوی کل شب است.
آنچه در این خدمت ارائه میشود
- جلسهٔ کشف سلیقه و تدوین بریف مراسم
- بودجهبندی شفاف و کنترل هزینه در طول پروژه
- انتخاب و مذاکره با لوکیشن و تأمینکنندگان
- جدول زمانی دقیقهبهدقیقهٔ روز مراسم
- مدیریت میدانی روز رویداد و تیم پشتیبان
- مدیریت لیست مهمانان، دعوت و چیدمان میزها
مسیر اجرای این خدمت
- 01
جلسهٔ کشف
دو ساعت گفتوگو دربارهٔ سبک زندگی، خانوادهها، تعداد مهمان و سقف بودجه. خروجی: بریف مکتوب مراسم.
- 02
نقشهٔ بودجه
تقسیم بودجه بین ده سرفصل با درصدهای واقعی بازار و تعیین سه اولویتی که نباید کوتاه بیایید.
- 03
دفترچهٔ اجرا
جدول دقیقهبهدقیقه، نقشهٔ چیدمان، لیست تأمینکننده و شمارهٔ تماس هر مسئول در یک سند واحد.
- 04
شب مراسم
مدیر پروژه، دستیار صحنه و مسئول مهمان از چهار ساعت پیش از ورود مهمان تا جمعآوری کامل حاضرند.
تفاوت ما در جزئیات است
دفترچهٔ اجرا
یک سند زندهٔ چندصفحهای که هر تأمینکننده دقیقاً میداند در چه دقیقهای کجا باشد.
تمرین کامل
یک رانثرو کامل پیش از مراسم، با نور و صدا و مسیر ورود؛ هیچچیز شب مراسم برای اولینبار اتفاق نمیافتد.
پلن جایگزین
برای باران، تأخیر، قطعی برق و غیبت تأمینکننده، از قبل سناریوی دوم نوشته شده است.
در قرارداد هست
- مدیر پروژهٔ اختصاصی از قرارداد تا پایان شب
- بریف، بودجهبندی و کنترل هزینه
- مذاکره و عقد قرارداد با تأمینکنندگان
- جدول زمانی و رانثرو پیش از مراسم
- تیم میدانی روز رویداد
جداگانه محاسبه میشود
- هزینهٔ خودِ تأمینکنندگان
- عوارض و مجوزهای شهرداری
- اقامت مهمانان شهرستانی
بازهٔ سرمایهگذاری
ارقام بر پایهٔ پروژههای تهران در سال ۱۴۰۵ و پیش از تعیین لوکیشن است.
از دفترچهٔ ۴۷ سال تجربه
بهترین زمان شروع؟
برای مراسم بالای ۳۰۰ نفر، شش تا نه ماه. برای فصل اوج (اردیبهشت، خرداد، شهریور) لوکیشنهای خوب یازده ماه قبل رزرو میشوند.
بزرگترین اشتباه رایج
بستن لوکیشن پیش از تعیین تعداد مهمان. عدد مهمان تصمیم مادر است؛ بقیهٔ تصمیمها از آن بیرون میآید.
چقدر ذخیره نگه داریم؟
ده درصد بودجهٔ کل را دستنخورده کنار بگذارید؛ در عمل هفت تا هشت درصد آن خرج تغییرات دقیقهٔ نود میشود.
پرسشهای متداول
از چند ماه قبل باید شروع کنیم؟
برای مراسمهای بزرگ، شش تا نه ماه ایدهآل است؛ اما پروژههای فشردهٔ ششهفتهای هم اجرا کردهایم.
اگر لوکیشن را خودمان انتخاب کرده باشیم چطور؟
کاملاً ممکن است؛ تیم ما با هر باغ، تالار یا عمارتی هماهنگ میشود و اجرا را بر پایهٔ همان فضا طراحی میکند.
برای مدیریت و برنامهریزی مراسم با ما گفتوگو کنید
یک جلسهٔ مشاورهٔ رایگان، پیشنهاد اختصاصی و برآورد شفاف هزینه.
